O cenário de isolamento social causado pela pandemia global do coronavírus (COVID-19) tem afetado bastante o mercado de eventos. Com a impossibilidade de aglomerações e a necessidade de lockdown, diversos eventos estão sendo cancelados ou adiados por tempo indeterminado.
Muitos produtores se veem em situações complicadas por conta de demandas ligadas a questões legais, fornecedores e até mesmo sobre como manter o público interessado no evento mesmo sem a projeção de novas datas em curto prazo.
Neste artigo, iremos dar dicas valiosas a produtores que se encontram nesta situação de adiar seus projetos e precisam organizar o futuro do evento adiado. Confira!
O que fazer caso você precise adiar o seu evento
Existe uma diferença entre o adiamento, que implica não ter uma nova data decidida, e o reagendamento, que ocorre quando já tem o dia estabelecido e atualizado no evento.
Entendemos que este é um momento em que muitos eventos foram adiados por conta da quarentena, sem perspectiva de novas datas. Por isso, estabeleça um diálogo transparente com os participantes sobre os planos com relação às possibilidades de agendamento para a nova data.
É provável que alguns participantes não possam estar presentes em datas futuras e, por isso, solicitem reembolso. É necessário estar preparado para essa situação e realizar trâmites financeiros da maneira correta.
Converse com seus fornecedores e parceiros
Para o evento funcionar, a produção estabelece contratos com fornecedores, prestadores de serviços e pessoas que irão se apresentar. Com a necessidade de adiamento, todos esses grupos são diretamente afetados.
Como se trata de uma situação imprevisível, que pegou todo o mundo de surpresa, as pessoas tendem a ser mais flexíveis com as mudanças necessárias nos eventos. Por isso, é fundamental se comunicar de forma transparente e pensar em alternativas justas para todos os envolvidos.
É preciso verificar se os contratos têm cláusulas relativas a adiamento e cancelamento de serviços. Caso tenha sido contratado um seguro para eventos, alguns custos devem ser recuperados.
Além disso, esse cenário novo pede que outras questões sejam ponderadas, veja a seguir.
Dialogue com o público
Em casos de adiamento, é importante fornecer algumas informações a fim de manter uma relação positiva com o seu público. Uma boa solução pode ser criar uma página no site do evento ou também postar nas redes sociais as respostas para as seguintes questões:
- Qual a razão de o evento estar sendo adiado?
- Como está sendo mantida a relação com fornecedores e parceiros de forma a ajudá-los?
- Qual a política de reembolso?
- Com quem os clientes devem entrar em contato para obter mais informações e suporte?
O diálogo também deve ser mantido via e-mail, com atualizações constantes com todos aqueles que adquiriram ingressos ou se inscreveram para atualizá-los formalmente sobre os próximos passos. Caso a plataforma de venda de ingressos conte com a possibilidade de envio de mensagem aos inscritos, também é bom estabelecer esse canal.
Isso gera credibilidade com o público e cria retenção de bilheteria, nutrindo pessoas que podem se interessar por futuras datas da realização do evento.
Fortaleça a presença digital do seu evento!
Com grande parte do público é possível estabelecer um diálogo contínuo pelas redes sociais. Um dos primeiros passos deve ser atualizar as páginas do evento com as alterações.
Nos perfis oficiais do evento nas redes, invista na interação com comentários. É bom observar as menções ao evento e possivelmente entrar em contato no privado com usuários que tenham reclamações públicas a fazer.
O isolamento social é um momento em que muitas pessoas estão usando as redes, e criar uma maneira produtiva de engajamento, uma excelente forma de manter as pessoas conectadas com seu evento.
Uma boa ideia para oferecer conteúdos de qualidade é produzir vídeos ou até mesmo lives com artistas ou palestrantes do seu evento caso seja possível.
O que a justiça diz sobre adiamento de eventos
Geralmente, contratos de eventos possuem cláusulas ligadas a cancelamentos por “força maior”, o que seria o caso da pandemia do coronavírus.
De acordo com o artigo 393 do Código Civil Brasileiro, “o devedor não responde pelos prejuízos resultantes de caso fortuito ou força maior, se expressamente não se houver por eles responsabilizado”.
No entanto, os contratos podem não possuir especificações que comportem questões ligadas a afastamento social ou pandemias. Como o contratante costuma achar que algo dessa natureza grave não irá acontecer, é comum não se apegar a este tipo de cláusula.
Nesse caso, é necessário que haja negociação entre as partes para que um caminho consensual seja tomado, uma vez que é um período excepcional.
Para o caso de clientes que decidam não comparecer, pode haver flexibilidade no reembolso, com prazos mais alongados para não prejudicar tanto a produção do evento. Também pode ser avaliado se será aplicado reembolso parcial ou integral do valor dos ingressos.
O que pode ser concluído a partir dessas questões
Com a necessidade de adiamentos para eventos, produtores precisam se certificar de que a situação será resolvida com o menor nível de prejuízo.
Para isso, é necessário dialogar de forma transparente com todos os envolvidos, planejar todos os próximos passos e sempre pensar nos detalhes para que todos os desdobramentos das mudanças de data possam ser contornados e resolvidos.
Seguindo nossas dicas e montando um bom plano de ação, é possível que você e seu evento passem por isso da melhor maneira.
Tenha esperança!
Estar em sociedade em momentos de diversão coletiva é algo essencial para muita gente. Por isso, seja uma apresentação musical ou uma palestra para enriquecer conhecimentos, os eventos são fundamentais para criar um senso de coletividade e pertencimento ao ser humano.
Por isso, mesmo que tenha surgido a necessidade de adiamento por conta da COVID-19, é bom lembrar que ainda existe um desejo do público de se reunir para o evento pensado pela sua produção. Então é importante se dedicar para que essa energia se mantenha ativa para quando pudermos nos reunir de novo.
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